BISNIS ELEKTRONIK (E-BUSINESS) DAN KERJA SAMA GLOBAL

BISNIS ELEKTRONIK (E-BUSINESS) DAN KERJA SAMA GLOBAL

2.1 PROSES BISNIS DAN  SISTEM INFORMASI

A.    Proses Bisnis

Proses bismis adalah kumpukan kegiatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Kegiatan ini didukukng oleh aliran material, informasi, dan pengetahuan dari berbagai pihak yang terlibat dalam proses bisnis. Proses bisnis juga mengacu pada cara yang unik dimana organisasi mengkoordinasikan pekerjaan, informasi, dan pengetahuan, serta cara-cara yang dipilih manajemen dalam mengkoordinasikan pekerjaan.

Proses bisnis sebuah perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan kompetitif, jika mereka memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau beroperasi lebih baik dari para pesaingnya. Banyak proses bisnis yang terkait dengan area fungsional tertentu.

B.     Bagaimana Teknologi Informasi Meningkatkan Proses Bisnis

Sistem informasi mengotomatisasikan bannyak langkah dalam proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual seperti memeriksa kredit klien secara manual. Teknologi baru dapat betul-betul mengubah arus informasi, segingga memungkinkan  lebih banyak orang mengakses berbagai informasi, mengubah prosedur yang harusnya dikerjakan secara berurutan menjadi dapat dilakukan secara bersamaan, dapat menghilangkan hambatan-hambatan dalam pengambilan keputusan.

2.2 JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI
                                                                                                       

A.    Sistem-Sistem Untuk Kelompok Manajemen Yang Berbeda

1.      Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System-TPS)

Adalah system komputerisasi yang mengoperasikan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk melakukan bisnis, seperti entri pesanan penjualan, penggajian, karyawan yang mencatat, dan pengirim. Tujuan utama dari sitem pada tingkat ini adalah menjawab pertanyaan-pertanyaan ruti n dan untuk memantau arus informasi di seluruh perusahaan.

System perosesan transaksi sering kali sangat penting bagi suatu perusahaan, dimana kegagalan pada TPS selama beberapa jam saja, dapat mengakibatkan lumpuhnya suatu perusahaan.

2.      Sistem Untuk Intelijen Bisnis

Intelijen bisnis adalah istilah terkini mengenai data dan perangkat lunak untuk mengorganisasi,menganalisis, dan menyediakan akses kepada dapat untuk membantu manajer dan pengguna lain dalam suau perusahaan dalm membuat keputusan yang lebih berdasarkan informasi.

Sistem intelijen bisnis untuk manajemen tingkat menengah membantu dengan cara memantau, mengontrol, mengambil keputusan, dan melakukan kegiatan-kegiatan administratif. Sistem informasi manajemen (SIM) juga merujuk pada kategori spesifik dari sitem informasi yang membantu manajemen tingkat menengah. SIM menyediakan laporan kinerja peusahaan terkini bagi manajer tingkat menengah. Informasi ini digunakan untuk memantau dan mengontrol organisasi bisnis serta memperkirakan kinerja pada masa yang kan datang. SIM merangkum dan menyusun laporan memngenai kegiatan operasional  dasar perusahaan menggunakan data yang disediakan dari sitem pemrosesan transaksi.

 Sistem pendukung keputusan (Decission Support System-DSS) berfokus pada masalah-masalah yang unik dan cepat berubah yang prosedur dalam mencapai atau menghasilkan suatu solusi belum ditentukan sebelumnya secara keseluruhan. Meskipun DSS menggunakan informasi internal dari TPS dan SIM, sering kali DSS memperoleh informasi dari sumber-sumber eksternal, sepeti harga saham etrkini atau  harga pesaing. Sistem ini digunakan oleh “super-user” manajer, dana analis bisnis yang ingin menggunakan teknologi analisis dan model yang mutakhir dalam menganalisis data.

Sistem pendukung eksekutif (Executive Support System-ESS) membantu manajemen senior dalam mewujudkan keputusan-keputusan yang telah dibuat. ESS menyajikan grafik dan  data dari abnyak sumber melalui batasan yang mudah digunakan oleh manajer senior.

B.     Sistem Untuk Membuat Perusahaan Saling Terhubung

1.      Aplikasi Perusahaan (Enterprise Application)

Merupakan sitem yang menjangkau seluruh area fungsiona, berfokus pada pelaksanaan proses bisnis yang terjadi di seluruh perusahaan, dan menjangkau seluruh tingkat manajemen. Aplikasi perusahaan membantu perusahaan lebih fleksibel dan produktif, dengan cara mengkoordinasikan proses-pross bisnis menjado lebih singkat, serta mengintegrasikan kelompok-kelompok proses guna menciptakan pengelolaan sumber daya serta layanan pelanggan yang efisien.

2.      Sistem Perusahaan (Enterprise  System)

Digunakan oleh perusahaan, sering disebut sebagai perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning-ERP) untuk mengintegrasikan proses bisnis pada area manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan daa pemasaran, serta sumber daya manuasia ke dalam sebuah sistem perangkat lunak tunggal.

3.      Sistem Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management-SCM)

Untuk mengelola hubungannya dengan pemasok. SCM adalah salah satu jenis sistem antar organisasi karena sistem ini mengotomatisasi alur informasi antar organisasi yang berbeda.

4.      Sistem Manajemen Pelanggan (Customer Relationship Management System-CRM)

Untuk mengelola hubungan merekan dengan pelanggan. CRM menyediakan informasi guna mengordinasikan seluruh proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan di bidang penjualan, pemasaran, serta pelayanan untuk mengoptimalisasikan pendapatan, kepuasan pelanggan, serta mempertahankan pelanggan.

5.      Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System-KMS)

Memungkinkan perusahaan menerima dan mengaplikasikan pengetahuan dan keahlian secara lebih baik.

C.     Intranet dan Ekstranet

Intranet dan Ekstranet disebut sebagau perangkat alternative untuk meningkatkan integrasi dan kelancaran arus informasi antar perusahaan dengan pelanggannya beserta pemasoknya. Intranet adalah situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses oleh karyawannya saja. Sedangkan ekstranet adalah situs web perusahaan yang dapat diakses oleh vendor dan pemasok yang memiliki wewenang dan biasanya digunakan untuk mengoordinasikan pengiriman persediaan ke fasilitas produksi perusahaan tersebut.

D.    E-Business, E-Commerce, dan E-Government

Bisnis elektronik (E-Business) mengacu pada penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses-proses bisnis utama dalam ssuatu perusahaan. E-Commerce adalah bagian dari E-Business yang berhubungan dengan jual-beli barang atau  jasa melalui internet. E-Commerce meliputi aktifitas yang mendukung transaksi seperti periklanan, pemasaran, dukungan konsumen, keamanan, pengiriman dan oembayaran. E-Government mengacu pada pengguanaan teknologi aplikasi jaringan dan internet untuk memungkinkan pemerintah berhubungan dengan masyarakat, organisasi bisnis, sektor swasta, dan instansi pemerintah terkait lainnay secara digital.

2.3 SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING SOSIAL

A. Apa yang dimaksud Kolaborasi ?

            Kolaborasi adalah bekerja bersama-sama orang lain untuk mencapai tujuan bersama yang jelas. Kolaborasi berfokus pada penyelesaian tugas ataupun misi, dan biasanya digunakan pada organisasi bisnis, atau organisasi lainnya, atau antara satu bisnis dengan bisnis lainnya. Kolaborasi dapat berlangsung singkat, selama beberapa menit, atau dalam jangka waktu yang lebih lama, tergantung dari pekerjaaan dan hungan diantara partisipan. Kolaborasi bersifat satu orang dengan satu orang atau banyak orang dengan banyak orang.

            Kolaborasi dan kerjasama tim menjadi lebih penting karena berbagai alasan berikut :

1.      Mengubah sifat pekerjaan

Sifat pekerjaan telah berubah dari perusahaan pabrikan dan kantor tanpa komputer dimana setiap tahapan dalam proses produksi dilakukan secara terpisah satu sama lain, dan dikoordinasikan oleh supervisor.

2.      Pertumbuhan bidang pekerjaan professional

Bidang pekerjaan yang memerlukan banyak interaksi, cenderung menjadi bidang pekerjaan para professional di bidang jasa yang membutuhkan koordinasi dan kolaborasi secara erat.

3.      Mengubah struktur organisasi perusahaan

Pada masa sekarang, pekerjaan diorganisasikan berdasarkan kelompok-kelompok dan tim kerja, dan masing-masing anggota diharapkan mengembangkan metode mereka sendiri-sendiri dalam menyelesaikan tugas yang diberikan

4.      Mengubah ruang lingkup perusahaan

Pekerjaan dalam perusahaan berubah dari lokasi tunggal menjadi banyak lokasi kantor dan pabrik dalam suatu wilayah, negara ataupun seluruh dunia.

5.      Menitikberatkan pada inovasi

Inovasi merupakan proses kelompok dan sosial serta sebagian besar inovasi diperoleh dari kolaborasi antar individu di laboratorium, organisasi bisnis, ataupun instansi pemerintahan.

6.      Mengubah budaya kerja dan bisnis

Kolaborasi mendukung gagasan keragaman tim, memberikan hasil yang lebih baik dibandingkan bekerja sendiri-sendiri. Gagasan popular tentang keramaian juga mendukung budaya kolaborasi dan kerjasama tim.

B. Apa yang dimaksud bisnis jejaring sosial ?

Saat ini, banyak perusahaan meningkatkan kolaborasi dengan memanfaatkan bisnis jejaring sosial menggunakan platform jejaring sosial yang meliputi facebook dan perangkat sosial yang terdapat dalam perusahaan untuk berhubungan dengan karyawan, pelanggan serta pemasok mereka. Kunci utama dalam bisnis jejaring sosial adalah percakapan. Para pendukung bisnis jejaring sosial menyatakan jika perusahaan mampu bergabung dalam percakapan ini, mereka akan mampu meningkatkan hubungan dengan pelanggan, pemasok, dan karyawan, serta meningkatkan keterlibatan emosi mereka dalam perusahaan.

C. Manfaat Bisnis dari Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial

Survei terkini mengenai para pengelola bisnis dan sistem informasi secara global menemukan bahwa investasi di bidang teknologi kolaborasi mendatangkan peningkatan kinerja organisasi yang memberikan tingkat pengembalian empat kali lipat dari nilai investasi yang dikeluarkan, dengan manfaat terbesar dirasakan oleh penjualan, pemasaran, serta fungsi penelitian dan pengembangan (Frost dan White, 2009). Studi lain mengenai nilai dari kolaborasi juga menemukan bahwa seluruh manfaat ekonomi  dari kolaborasi begitu signifikan

D. Membangun budaya dan bisnis yang kolaboratif

            Dalam perusahaan bisnis, kolaborasi tidak dapat terjadi secara spontan, terutama jika tidak ada budaya dan proses bisnis yang mendukung. Budaya bisnis dan proses bisnis dalam organisasi bisnis lebih bersifat sosial. Dalam sebuah budaya kolaboratif, manajemen senior membangun kolaborasi dan tim kerja sebagai bagian penting dalam organisasi dan biasanya ia juga menerapkan budaya kolaborasi antar pejabat senior di dalam organisasi tersebut

E. Perangkat dan Teknologi untuk kolaborasi dan bisnis jejaring sosial

1.      Surel dan Pesan Instan (Instant Messaging–IM)

Perangkat lunak ini beroperasi pada komputer, telepon seluler, dan perangkat genggam nirkabel lainnya, dan dilengkapi fitur untuk saling berbagi file disamping mengirim pesan. Dalam beberapa tahun belakangan ini, penggunaan surel terus menurun dengan melonjaknya penggunaan pesan singkat di media sosial sebagai media komunikasi

2.      Wiki

Wiki adalah jenis situs web yang memudahkan pengguna yang tidak memiliki pengetahuan dalam bahasa pemrogaman dan pengembangan web untuk berkontribusi dan mengubah isi tulisan dan gambar. Wiki yang paling terkenal adalah Wikipedia, proyek referensi terbesar di dunia yang diedit secara kolaboratif. Wiki bergantung pada relawan, tidak menghasilkan uang, dan tidak menerima periklanan. Wiki merupakan perangkat yang sangat berguna bagi perusahaan dalam menyimpan serta saling berbagi pengetahuan dan wawasan.

3.      Virtual Words

Orang-orang yang diwakili oleh avatar bertemu, berinteraksi dan saling berbagi ide secara virtual, menggunakan gerak tubuh, chat box conversation (kotak untuk mengetik kalimat yang akan disampaikan ke lawan bicara), dan komunikasi suara memerlukan mikrofon)

4.      Platform Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial

Saat ini tersedia produk perangkat lunak yang menyediakan platform multifungsi untuk kolaborasi dan bisnis jejaring sosial diantara kelompok kelompok karyawan yang bekerja di lokasi yang berbeda.

a.       Virtual Meeting System (Sistem Pertemuan Virtual)

Dalam rangka menekan biaya perjalanan, banyak perusahaan besar maupun kecil, mengadopsi teknologi video conferencing dan web conferencing. Videoconference memungkinkan dua atau lebih orang di lokasi yang berbeda untuk berkomunikasi secara bersama-sama, melalui dua jalur transmisi video dan audio. Sistem paling mutakhir dari video conference dilengkapi dengan teknologi telepresence, aplikasi program audio dan visual terintegrasi, yang memungkinkan seseorang hadir pada suatu lokasi secara virtual selain dari lokasi fisik sebenarnya.

b.      Google Apps/Google Sites dan Cloud Collaboration Services

Google sites memungkinkan pengguna mencipatakan situs web untuk kelompok secara online yang dapat diedit secara cepat. Pengguna google sites dapat merancang dan mengunjungi situs web dalam hitungan menit, tanpa dibutuhkan kemampuan teknis yang mendalam, pengguna google sites dapat memposting berbagai macam file, kalender, teks, lembar kerja, dan video untuk kepentingan pribadi, kelompok ataupun publik

c.       Microsoft Share Point

Microsoft Share Point merupakan platform kolaborasi dan pengolahan data berbasis browser yang digabungkan dengan fitur mesin pencari yang di install pada server perusahaan. Microsoft sharepoint dapat digunakan untuk meng-host (menjadikan pusat kegiatan komputasi) situs web internal perusahaan guna mengorganisasikan dan menyimpan informasi kepada satu area kerja terpusat sehingga memungkinkan tim untuk mengkoordinasikan aktivitas pekerjaannya.

d.      Lotus Notes

Sistem Aplikasi Kolaborasi dengan kemampuan mensharing kalender (jadwal kerja atau proyek, penulisan dan pengeditan dokumen secara bersama, berbagi akses database serta pertemuan secara elektronik, dimana setiap partisipan dapat saling melihat dan menampilkan informasi dan kegiatan yang dilakukan satu sama lain. Sekarang aplikasi ini memungkinkan penggunaan aplikasi situs web berkat pengembangan pada bahasa pemrogaman dan aplikasi yang memungkinkan pengguna untuk menciptakan aplikasinya sendiri sesuai dengan kebutuhan mereka yang khas.

e.       Perangkat Jejaring Sosial dalam Perusahaan

Perangkat jejaring sosial dalam perusahaan menciptakan nilai bisnis dengan cara saling menghubungkan antar-anggota perusahaan melalui profil, pemutakhiran, dan notifikasi/pemberitahuan, seperti fitu yang terdapat pada facebook, tetapi dirancang hanya untuk kalangan internal suatu perusahaan saja.

5.      Daftar Periksa bagi Manajer

Dengan begitu banyaknya perangkat dan layanan yang tersedia bagi kolaborasi dan bisnis jejaring sosial, manajemen perlu menentukan teknologi yang tepat bagi perusahaan. Untuk itu, manajer membutuhkan kerangka kerja untuk memahami perangkat ini dirancang untuk menyelesaikan masalah seperti apa. Salah satu kerangka yang sangat membantu kita dalam mengulas tentang perangkat kolaborasi adalah matriks kolaborasi ruang/waktu. Berikut ini langkah untuk melakukan investasi pada aplikasi kolaborasi yang tepat dengan harga terjangkau dan tingkat resiko yang dapat ditoleransi.

·         Apa tantangan dalam kolaborasi terkait tempat dan waktu yang dihadapi oleh perusahaan ?

·         Diantara sel yang terdapat dalam matriks tersebut, dimana perusahaan Anda mendapatkan tantangan, tepatnya solusi apa yang tersedia ?

·         Analisis setiap produk dari segi biaya dan manfaat yang diterima perusahaan.

·         Identifikasi risiko keamanan dan kelemahan tiap produk

·         Mintalah bantuan pada pengguna yang memahami untuk mengidentifikasi masalah implementasi dan pelatihan.

2.4 FUNGSI SISTEM INFORMASI DI DALAM BISNIS

Hampir di setiap perusahaan bahkan yang terkecil sekalipun, departemen sistem informasi adalah kelompok resmi dalam struktur organisasi yang bertanggung jawab dalam memberikan jasa/pelayanan di sektor teknologi informasi.

A. Departemen Sistem Informasi

a.       Pemrogram (programmers) : spesialis yang dilatih mengenai hal-hal teknis secara mendalam, yang menulis rangkaian perintah dalam suatu program untuk komputer.

b.      Analis Sistem (systems analysts) : mereka menerjemahkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan dan persyaratan-persyaratan yang diperlukan menjadi persyaratan informasi dan sistem.

c.       Manajer sistem informasi (information systems managers) : pemimpin dari tim pemrogram dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas, manajer telekomunikasi ataupun spesialis database.

d.      Direktur Informasi (chief information offricer) : Manajer senior yang mengawasi penggunaan teknologi informasi di perusahaan. Di banyak perusahaan, departemen sistem informasi dipimpin oleh direktur informasi.

e.       Direktur keamanan sistem informasi (chief security officer) : bertanggung jawab terhadap keamanan sistem informasi perusahaan dan bertanggung jawab memperkuat kebijakan keamanan informasi perusahaan.

f.        Chief Privacy Officer : bertanggung jawab dalam memastikan perusahaan memenuhi prosedur hukum mengenai data pribadi yang telah ditetapkan.

g.      Chief knowledge Officer : bertanggung jawab dalam program pengelolaan pengetahuan, membantu merancang program dan sistem untuk menemukan sumber pengetahuan baru atau memperbaiki penggunaan ilmu pengetahuan yang telah ada bagi proses manajemen dan organisasi

h.      Pengguna Akhir (End User) : perwakilan dari departemen di luar kelompok sistem informasi dimana aplikasi yang dikembangkan diperuntukkan bagi mereka. Para pengguna ini memainkan peran yang terus bertambah besar dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi.

B. Penggunaan Fungsi Sistem Informasi

Pertanyaan mengenai bagaimana seharusnya departemen sistem informasi disusun, merupakan bagian dari masalah yang lebih besar mengenai tata kelola teknologi informasi (TI). Tata kelola TI melibatkan strategi dan kebijakan dalam penggunaan teknologi informasi pada sebuah perusahaan. Tata kelola TI menspesifikasikan perincian hak dan kerangka kerja untuk tujuan akuntabilitas guna menjamin teknologi informasi yang digunakan untuk mendukung strategi dan tujuan organisasi.

DAFTAR PUSTAKA
Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon.2016.Sistem Informasi Manajemen.Penerbit Salemba Empat:Jakarta.